Quy chế hoạt động của Ban quản lý các Khu công nghiệp Bắc Ninh
I. Tổ chức
Chánh Văn phòng : Đ/c Nguyễn Mai Hương
Chuyên viên: Đ/c Dương Đình Thuân
Chuyên viên CNTT + Một cửa : Đ/c Nguyễn Văn Hậu
Văn thư : Đ/c Nguyễn Thị Lan Oanh
Kế toán : Đ/c Trần Thị Đông
Chuyên viên Tổng hợp : Đ/c Trương Công Tuân
Thủ quỹ : Đ/c Bùi Thị Quỳnh Hoa
Lái xe : Đ/c Trần Trọng hoa
Lái xe : Đ/c Nghiêm Minh Quân
II. Chức năng, nhiệm vụ
Thực hiện chức năng tham mưu và trực tiếp thực hiện các công việc trong các lĩnh vực hành chính, tổng hợp, quản trị văn phòng do Trưởng ban phân công, cụ thể như sau :
1.1. Nhiệm vụ của Văn phòng:
1.1.1. Công tác tổng hợp: Lập chương trình công tác của Ban trình Trưởng ban, Phó Trưởng ban phụ trách phê duyệt. Giúp Trưởng ban, Phó Trưởng ban chỉ đạo, điều hành chương trình công tác đã được thông qua, đảm bảo tính thống nhất và liên tục trong mọi hoạt động. Xây dựng kế hoạch, chương trình làm việc của Lãnh đạo Ban, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, chương trình đó, tổng hợp dự thảo báo cáo định kỳ và đột xuất của Ban;
1.1.2. Công tác thông tin và quản trị website: cập nhật thông tin kịp thời, chính xác và sử dụng, quản lý, điều hành hiệu quả website của Ban quản lý; Đảm bảo mạng nội bộ của Ban hoạt động liên tục và thông suốt;
1.1.3. Là đầu mối giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế ‘‘một cửa’’ của Ban; Phối hợp với các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Ban tổ chức và thực hiện tốt các hoạt động liên quan tới công tác vận hành và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000;
1.1.4. Công tác văn thư lưu trữ: quản lý công tác văn thư lưu trữ đảm bảo tính bí mật, an toàn, chính xác. Chịu trách nhiệm trong việc phát hành các văn bản thuộc thẩm quyền quản lý và xử lý của Ban quản lý;
1.1.5. Công tác tham mưu: tham mưu giúp Lãnh đạo Ban xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế làm việc, công tác tổ chức bộ máy và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức;
1.1.6. Quản lý hoạt động tài chính, chế độ thu chi thường xuyên của Ban theo quy định và chính sách hiện hành của Nhà nước;
1.1.7. Xây dựng và tạo cơ sở vật chất, đảm bảo các điều kiện, phương tiện, chế độ làm việc của Ban, giải quyết kịp thời các chính sách cho cán bộ, công nhân viên trong Ban đúng chế độ hiện hành của Nhà nước;
1.1.8. Chuẩn bị các cuộc họp của Ban; các hội nghị với các ngành, địa phương và các cuộc tiếp khách (trong nước và nước ngoài) của Lãnh đạo Ban;
1.1.9. Xây dựng và phát triển mối quan hệ với các đơn vị, cơ quan hữu quan nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của Ban; Tham gia cùng các phòng chuyên môn của Ban trong thực hiện xây dựng quy chế phối hợp với các Sở, ngành có liên quan về giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực quản lý của BQL các KCN Bắc Ninh;
1.1.10. Tham mưu cho Lãnh đạo Ban trong việc phát động các phong trào thi đua, khen thưởng của Ban và trong các KCN Bắc Ninh; phối hợp với Công đoàn các KCN Bắc Ninh, các tổ chức đoàn thể chính trị-xã hội của Ban trong việc tổ chức thực hiện;
1.2. Nhiệm vụ của Chánh Văn phòng: Là người điều hành chung hoạt động của Văn phòng; trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức; tham mưu về công tác tổ chức cán bộ, công tác tài chính; chịu trách nhiệm trước Trưởng ban, Phó Trưởng ban về toàn bộ hoạt động của công tác văn phòng; được ký Thừa lệnh Trưởng ban đối với các văn bản trong phạm vi các KCN và trong nội bộ cơ quan Ban quản lý bao gồm: Giấy mời họp, Thông báo kết luận Trưởng ban, công văn đôn đốc các doanh nghiệp KCN thực hiện chế độ báo cáo, giấy giới thiệu liên hệ công tác, công văn truyền đạt ý kiến của Trưởng ban.
1.3. Nhiệm vụ của các Phó Văn phòng: Phó Văn phòng là người giúp việc cho Chánh Văn phòng, thực hiện nhiệm vụ khi được Chánh Văn phòng phân công và được giao phụ trách một số lĩnh vực; được ký thay Chánh Văn phòng về phạm vi công việc được phân công trong nội bộ và nội dung hoạt động nghiệp vụ văn phòng.
1.4. Kế toán, chuyên viên, văn thư, thủ quỹ, lái xe và nhân viên phục vụ thực hiện nhiệm vụ do Chánh Văn phòng phân công và hoạt động theo Quy chế hoạt động của Văn phòng Ban quản lý.
III. Phân công nhiệm vụ
1. Đ/c Nguyễn Mai Hương - Chánh Văn phòng: Là người điều hành chung hoạt động của Văn phòng, tham mưu giúp Lãnh đạo Ban công tác tổ chức cán bộ, công tác thi đua khen thưởng và công tác quản lý tài chính của Ban, chịu trách nhiệm trước Trưởng Ban, Lãnh đạo Ban phụ trách về toàn bộ hoạt động của công tác Văn phòng. Hoàn thiện các công việc khác khi được Trưởng ban hoặc Phó trưởng ban phụ trách trực tiếp giao hoặc phân công.
2. Đ/c Dương Đình Thuân - Chuyên viên: Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về công tác được phân công. Trực tiếp phụ trách công tác quản trị Văn phòng, quản lý bảo đảm các trang thiết bị làm việc của Ban; công tác tổng hợp, công tác văn thư lưu trữ, công tác cải cách hành chính của Ban và đảm nhiệm Thư ký Ban chỉ đạo ISO-BQL các KCN Bắc Ninh. Chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Chánh Văn phòng giao hoặc uỷ quyền.
3. Đ/ểnTương Công Tuân - Chuyên viên tổng hợp: Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Văn phòng về công việc được phân công. Thực hiện xây dựng, tổng hợp và lập kế hoạch, chương trình công tác tháng, quý, sáu tháng, cả năm; các báo cáo định kỳ và chuyên đề, báo cáo đột xuất; Giúp Chánh Văn phòng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức. Tham gia Tổ tin học của Ban quản lý. Hoàn thiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Lãnh đạo Văn phòng.
4. Đ/c Nguyễn Văn Hậu - Chuyên viên tin học kiêm cán bộ “một cửa”: Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Văn phòng về công việc được phân công. Làm Tổ trưởng Tổ tin học, thực hiện quản lý, điều hành, duy trì và sử dụng hệ thống tin học trong toàn Ban; chịu trách nhiệm quản trị, nâng cấp và bảo trì website BQL các KCN Bắc Ninh; khai thác cập nhật thông tin trình Lãnh đạo Ban duyệt và đưa lên website một cách kịp thời, chính xác và an toàn. Lập sổ theo dõi và tham mưu Văn phòng công tác bảo trì, sửa chữa, thay thế các thiết bị tin học của Ban; Thực hiện nhiệm vụ “một cửa, tại chỗ”. Tổng hợp và cập nhật kết quả giải quyết thủ tục hành chính lên website của Ban..
5. Đ/c Phạm Lan Oanh - Văn thư lưu trữ kiêm cán bộ biên-phiên dịch: Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Văn phòng về công việc được phân công. Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Ban đảm bảo bí mật, an toàn, chính xác. Thực hiện đánh máy các văn bản, sao chụp tài liệu theo yêu cầu. Thực hiện công tác biên dịch, phiên dịch các tài liệu tiếng Trung sang tiếng Việt và ngược lại thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Lãnh đạo Văn phòng.
6. Đ/c Trần Thị Đông - Kế toán: Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Ban và Lãnh đạo Văn phòng về công việc theo chức năng được giao đảm bảo việc thu chi của Ban theo đúng chế độ, chính sách và luật của Nhà nước. Thanh quyết toán kịp thời, chính xác đúng quy định của ngành Tài chính và cơ quan quản lý cấp trên. Tham mưu giúp Lãnh đạo Văn phòng và Lãnh đạo Ban trong công tác quản lý, sử dụng tài sản theo quy định của pháp luật.
7. Đ/c Bùi Thị Quỳnh Hoa - Cán bộ hành chính kiêm thủ quỹ: Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Văn phòng về công việc được phân công, cụ thể như sau:
+ Chịu trách nhiệm đảm bảo các điều kiện cần thiết về phương tiện làm việc, vệ sinh phòng làm việc cho lãnh đạo Ban, Hội trường Ban, các công trình công cộng tại Ban đảm bảo sạch sẽ, văn minh.
+ Chịu trách nhiệm về công tác lễ tân phục vụ các hội nghị, hội thảo, các cuộc làm việc của Ban và các cuộc tiếp khách của Lãnh đạo Ban hoặc người được Trưởng ban uỷ nhiệm.
+ Làm Thủ quỹ: tiến hành quản lý quỹ của Ban, thực hiện vào sổ chứng từ, xuất quỹ, nhập quỹ, tạm ứng và kiểm kê quỹ nghiêm túc và theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước.
+ Chịu trách nhiệm mua sắm vật tư, văn phòng phẩm, đồ dùng sinh hoạt và các thiết bị khác bảo đảm kịp thời, đúng quy định.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Lãnh đạo Văn phòng.
8. Đ/c Nghiêm Minh Quân - Lái xe: Chịu trách nhiệm quản lý xe 0477 phục vụ Lãnh đạo trong công tác điều hành thực hiện nhiệm vụ; yêu cầu sử dụng xăng dầu, bảo quản xe theo đúng quy định.
9. Đ/c Trần Trọng Hoa - Lái xe: Chịu trách nhiệm quản lý xe 0666 phục vụ Lãnh đạo trong công tác điều hành thực hiện nhiệm vụ; yêu cầu sử dụng xăng dầu, bảo quản xe theo đúng quy định../.
